Za realizację Programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej odpowiada kilka instytucji, dysponujących określonym zakresem odpowiedzialności, zadań i kompetencji. Są to: Instytucja Zarządzająca (minister właściwy ds. rozwoju regionalnego) oraz Instytucje Pośredniczące (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Centrum Unijnych Projektów Transportowych, Ministerstwo Klimatu i Środowiska).
Instytucja Zarządzająca
Za zarządzanie programem Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej odpowiada Instytucja Zarządzająca, znajdująca się w strukturach Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Odpowiada ona za sprawną i poprawną realizację programu – zarówno w ujęciu całościowym, jak i na poziomie poszczególnych projektów. Wydaje ponadto wytyczne, zalecenia i podręczniki dotyczące różnych aspektów związanych z realizacją programu oraz prowadzi działania informacyjno-promocyjne.
Kompetencje Instytucji Zarządzającej są bardzo szerokie – począwszy od opracowania samego programu, poprzez wybór projektów do dofinansowania, zlecanie płatności na rzecz beneficjentów i weryfikację poprawności ponoszonych przez nich wydatków, aż po całościowe monitorowanie postępów realizacji programu i weryfikację osiąganych celów.
Zadania Instytucji Zarządzającej programem, zgodnie z ustawą o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2021-2027 (tzw. ustawa wdrożeniowa):
- Przygotowywanie propozycji kryteriów wyboru projektów do dofinansowania.
- Wybór projektów do dofinansowania.
- Zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektu.
- Zlecanie płatności na rzecz beneficjentów.
- Zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji programu operacyjnego.
- Pełnienie funkcji certyfikującej.
- Prowadzenie kontroli realizacji programu operacyjnego, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów.
- Nakładanie korekt finansowych.
- Odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności:
- Wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek.
- Wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację projektów lub zadań.
- Rozpatrywanie odwołań od decyzji, o których mowa w pkt. a i b wydawanych w pierwszej instancji przez instytucję pośredniczącą albo wdrażającą.
- Ewaluacja programu operacyjnego.
- Monitorowanie postępów realizacji programu operacyjnego.
- Zapewnienie informacji o programie operacyjnym i jego promocja.
Instytucja Zarządzająca programem Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
Departament Programów Ponadregionalnych
ul. Wspólna 2/4
00- 926 Warszawa
e-mail: popw@mfipr.gov.pl
Instytucje Pośredniczące
Instytucja Zarządzająca programem może przekazać wykonywanie części swoich zadań do Instytucji Pośredniczących. Powołując je, przekazuje część zadań i jednocześnie odpowiedzialność za ich realizację. Instytucja Zarządzająca nadal jednak pozostaje odpowiedzialna za wdrażanie całego programu.
Rolę Instytucji Pośredniczącej mogą pełnić wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych. Zakres jej obowiązków określa umowa lub porozumienie. Mogą to być na przykład zadania związane z zarządzaniem i wdrażaniem części programu dotyczącej określonej tematyki, w której specjalizuje się dana instytucja, np. ochrony środowiska, rozwoju przedsiębiorstw czy budowy dróg.
Kompetencje:
- zarządzanie poszczególnymi priorytetami programu,
- przygotowanie na podstawie wytycznych Instytucji Zarządzającej szczegółowych kryteriów wyboru projektów w ramach poszczególnych priorytetów,
- przygotowanie opisu własnego systemu zarządzania i kontroli,
- wybór projektów do dofinansowania zgodnie z kryteriami oraz podpisywanie umów z beneficjentami,
- zapewnienie zgodności projektów z zasadami wspólnotowymi i krajowymi,
- weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały rzeczywiście poniesione i czy są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi zasadami,
- zapewnienie, że beneficjenci oraz inne podmioty zaangażowane w realizację działań prowadzą odpowiednią i odrębną księgowość dla projektów objętych dofinansowaniem,
- zapewnienie systemu rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej danych księgowych dla każdego działania w ramach programu oraz zapewnienie, że są to odpowiednie dane umożliwiające jego kontrolę i ocenę,
- prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji poszczególnych priorytetów,
- rozliczanie umów z beneficjentami oraz przygotowywanie deklaracji i poświadczenia wydatków w ramach poszczególnych priorytetów, które następnie są przekazywane Instytucji Zarządzającej,
- przekazywanie Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej wszystkich informacji niezbędnych przy certyfikacji,
- zatwierdzanie procedur Instytucji Zarządzających,
- monitorowanie realizacji umów o dofinansowanie projektów,
- monitorowanie realizacji wskaźników,
- prowadzenie kontroli realizowanych projektów oraz kontroli systemowych w Instytucjach Wdrażających i przekazywanie wyników kontroli do Instytucji Zarządzającej,
- opracowanie i przekazanie Instytucji Zarządzającej prognoz wydatków w ramach poszczególnych priorytetów programem,
- przygotowanie sprawozdań z realizacji poszczególnych priorytetów, które następnie są przekazywane do Instytucji Zarządzającej,
- ewaluacja poszczególnych priorytetów,
- odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom,
- prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych,
- przechowywanie dokumentacji związanej z wdrażaniem programu przez 3 lata od daty jego zamknięcia.
Instytucje Pośredniczące dla programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej
1. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Pańska 81/83 00-834 Warszawa
tel.: (22) 432 80 80, (22) 432 71 25
W zakresie priorytetów:
- I Przedsiębiorczość i innowacje (z wyłączeniem działania I.5 Pożyczki na rozwój turystyki)
- II Zrównoważona mobilność miejska
- IV.1 Infrastruktura drogowa
- V Zrównoważona Turystyka
2. Centrum Unijnych Projektów Transportowych
Plac Europejski 2
00-844 Warszawa
tel. (22) 26 20 500
W zakresie działania IV.2 Ponadregionalna infrastruktura kolejowa
3. Ministerstwo Klimatu i Środowiska
ul. Wawelska 52/54
00-922 Warszawa
tel: (22) 36 92 900
W zakresie priorytetu II Energia i klimat